Cel mai probabil si compania in care lucrezi foloseste un sistem de pontaj electronic. Sper ca nu mai e cazul sa dai autografe in fiecare dimineata si dupa masa. Datele din sistemele acestea de pontaj le exportam in Excel, iar apoi incepem sa calculam.
Pornind de la un astfel de fisier, iti pot arata cum sa folosesti formule Excel pentru a calcula orele lucrate brute, sa introduci pauzele de masa si sa obtii orele lucrate net.
Calcul ore lucrate brut
Majoritatea fisierelor descarcate din Sistemele de Pontaj Electronic contin patru coloane esentiale: numele angajatului, data pontarii, ora de intrare si ora de iesire. Pe baza acestor informatii, trebuie sa calculam orele lucrate pentru fiecare angajat, atat orele brute, ca si cele nete.
Poti calcula orele lucrate brut folosind urmatoarea formula in Excel:
=IFERROR(IF(OR(C2="",D2=""),"",TEXT( D2-C2,"[hh]:mm")),"")Formula poate parea complicata la prima vedere, dar pentru ca vreau sa intelegi „chestia aia” de mai sus, hai sa o despachetam putin.
- IFERROR(…,””): Aceasta functie gestioneaza eventualele erori care ar putea aparea in calcul, returnand un sir gol in loc de un mesaj de eroare, dacă celulele nu contin date valide;
- IF(OR(C2=””,D2=””),””,…): Aceasta parte verifica daca celulele C2 (ora de intrare) sau
D2(ora de iesire) sunt goale. Daca una dintre ele este goala, functia va returna un text gol („”). Altfel, va calcula diferenta dintre ora de iesire si ora de intrare; - TEXT(D2-C2,”[hh]:mm”): Calculeaza diferenta dintre ora de iesire si ora de intrare, afisand timpul lucrat in formatul „[hh]:mm”(ore si minute);
Astfel, centralizatorul nostru de pontaj devine:
Introducerea pauzelor de masa
Dupa calculul orelor lucrate brute, vom introduce in coloana „Pauza” numarul de minute (sau ore) pentru pauza (pauzele) de masa, conform contractului de munca.
Ce ne mai ramane de facut este sa calculam orele lucrate net, adica sa scadem pauza de masa.
Calcul ore lucrate net
In acelasi mod in care am calculat diferenta dintre ora de iesire si ora de intrare, putem calcula si orele lucrate net. Totusi, pentru a evita fractiile de ora, am creat o formula care va ajuta sa rotunjiti orele lucrate net, aplicand anumite conditii de rotunjire, astfel incat sa obtineti doar jumatati de ora sau ore intregi.
Daca va asteptati sa folosesc functia =ROUND() pentru rotunjire, aici nu este cazul. In schimb, am folosit o combinatie de functii care lucreaza cu timpul.
=IF(OR(E2="", F2=""), "",
TEXT(
TIME(HOUR(E2 - F2) + (MINUTE(E2 - F2) >= 45),
IF(MINUTE(E2 - F2) < 15, 0, IF(MINUTE(E2 - F2) < 45, 30, 0)), 0),
"[hh]:mm"))
Ce mai este cu aceasta formula? Pare ca vorbim „chinezeste”! 🙂
Lasa-ma sa traduc din „chineza” in „romana” explicand in randurile de mai jos ce am facut acolo.
- HOUR(E2 – F2): Extrage ora din diferența dintre timpul de ieșire și cel de intrare, ajustat pentru pauze.
- MINUTE(E2 – F2): Verifică minutele din timpul lucrat pentru a aplica rotunjirea corectă.
- IF(MINUTE(E2 – F2) < 15, 0, IF(MINUTE(E2 – F2) < 45, 30, 0)): Minutul este setat la 0 dacă este sub 15, la 30 dacă este între 15 și 45, și la 0 cu adăugarea unei ore dacă este mai mare de 45.
Si pentru ca imi place sa dau mai departe ceea ce muncesc, va pun la dispozie fisierul creat pentru calcul ore pontaj.
Download
Vezi butonul de mai jos:
Ce am folosit in fisier
Ca sa pot aduce acest fisier in aceasta forma, am folosit mai multe optiuni din Excel. Mai jos am enumerat o parte din ele. Daca ti-am starnit interesul si vrei sa le inveti ca sa le aplici si tu in munca ta zilnica, iti las si link-urile de unde le poti invata gratuit.
Vrei sa inveti Excel?
Poate in felul asta nu mai pierzi timp cautand modele de Excel-uri pe Google, ti le faci singur(a) dupa cum ai nevoie. Daca raspunsul la intrebarea de mai sus este da, am 3 cursuri pentru tine:
Cu o bogata experienta in planificarea productiei si achizitii, Lavinia coordoneaza partea de consultanta si support. Cateodata ii place prea mult Excel-ul.
Ai o intrebare?
Daca ai ajuns pana aici cautand sectiunea de comentarii, sa stii ca aceasta nu exista :). Poti insa ca sa ne pui intrebari in partea de forum a site-ului, te asteptam acolo.