Validarea datelor in Google Sheets

Am scris despre validarea datelor in Excel in trecut. Vreau acum sa abordez acelasi subiect dar de aceasta data vorbind despre Google Docs. Daca nu lucrezi in Excel, esti mai open source din fire, in acest articol vei vedea cum poti sa nu ii lasi pe cei care iti completeaza rapoartele sa scrie informatia cum ii tuna capul.

Pandele si “Mandria Tarii”

Pandele e presedintele asociatiei de locatari “Mandria Tarii” din Oradea. Desi are 78 de ani, este foarte la curent cu tehnologia si vrea sa faca o baza de date cu vecinii din blog. Fiindca pensia e mica si nu are bani de MS Excel, a ales Google Docs. A si facut un cap de tabel pe care il puteti vedea mai jos.

Reguli de validare

Pandele vrea ca inainte sa dea share catre toti membrii asociatiei de locatari sa se asigure ca datele se completeaza corespunzator. Nu vrea sa isi petreaca ultimii ani din viata corectand tabele.

Vrea urmatoarele reguli de validare:

• In coloana Ap. nr (Apartament Numarul) sa fie numere intregi intre 1 si 70
• In coloana Ocupatie sa poata selecta din 3 optiuni (Angajat, Pensionar, Somer)
• In coloana Email sa se verifice automat daca adresa de email a fost scrisa corespunzator
• In coloana Data nasterii sa avem doar date anterior datei de azi

Unde gasesc butonul

Optiunea de validare a datelor o gasesti in meniul data, ca si in imaginea de mai jos. Tine cont ca atunci cand vrei sa validezi datele e nevoie mai intai sa selectezi celulele asupra carora se vor aplica regulile de validare.

#1 doar numere

In coloana Ap. nr vrem doar numere intre 1 si 70. Nici o problema, dupa ce am selectat coloana selectam optiunile de mai jos:

Eu zic ca e destul de simplu. E adevarat ca acest tip de validare permite si numere cu virgula, lucru care nu ne convine foarte mult. In Excel avem un tip de validare doar pentru numere intregi, 1-0 pentru Excel.

#2 elemente dintr-o lista

In coloana de ocupatie vrem sa selectam elemente dintr-o lista de 3 (Angajat, Pensionar, Somer). Aici Google Sheets ne da 2 variante, sa alegem noi elementele (daca sunt scrise undeva in workbook) sau sa le scriem noi. In imaginea de mai jos vedeti a doua varianta.

Excel nu stie sa faca asta, acolo putem doar sa selectam elementele din lista de undeva unde le-am scris in prealabil, scorul devine 1-1.

Dupa ce am dat ok, voi putea selecta elemente dintr-o lista, uite cam asa arata:

#3 email valid

In coloana 4 vrem ca Google sa valideze adresa de email, facem asta in felul urmator:

Acum sa nu va imaginati ca Google o sa le scrie un email ca sa vada daca raspund si apoi sa ne spuna daca email-ul e valid. Face o verificare simpla si se asigura ca fiecare email are urmatoarea structura: 1-username@2-provider.3-domeniu. Daca vreunul din cele 3 elemente lipseste sau e pus aiurea, ne va da eroare.

Excel nu stie asta, 2-1 pentru Google Sheets.

#4 data nasterii

Ultima validare e legata de data nasterii, vrem sa ne asiguram da toti cei care completeaza s-au nascut incepand cu ieri si nu candva in viitor.

Probabil ca ati observat ca in loc sa scriu o data anterioara am adaugat formula Today(), care returneaza data de azi. Am facut asta ca sa ma dau putin in spectacol si raportul sa nu aiba nevoie de modificari zilnice.

In incheiere

Imi dau seama ca in ultima vreme am cam neglijat Google Sheets, daca crezi ca ar trebui sa scriu mai mult despre asta, da-mi idei de articole lasand un comentariu mai jos.