Multe din articolele pe care le public aici au ca si scop sa iti menajeze butoanele de la mouse. Mai exact sa iti arate cum poti sa faci un lucru care iti ia de obicei mult timp si multe click-uri mult mai eficient, ca sa poti folosi mouse-ul multi ani de acum incolo :).
Acum vom vorbi despre subtotal, ca sa nu discutam teoretic vom lua un tabel cu rezultatele de vanzari ale unei companii care vinde in toate cele 4 zari – regiuni (Nord, Sud, Est, Vest).
Da, tabelul e in Engleza, totusi la cat de mult seamana cuvintele in Engleza cu cele in Romana, am zis ca nu merita sa traduc.
Ce vrem sa facem
Avem planuri mari, vrem sa facem urmatoarele:
- Sa avem un total general al vanzarilor
- Sa avem un subtotal pe fiecare regiune
- In cadrul fiecarei regiuni sa avem un subtotal pe an
Metoda batraneasca
Putem face asta si manual, cu multa rabdare, randuri inserate de noi si formule de insumare scrise manual. Avand in vedere ca sunt 4 regiuni si 2 ani pentru fiecare regiune, sper ca sunteti de acord cu mine ca a face manual un subtotal de 8 ori nu e cea mai eficienta solutie.
Bun, atunci hai sa incercam cu un subtotal
Pasul 1: sortare
Ca sa putem folosi aceasta functie Excel, avem nevoie ca sa sortam datele. Daca mai tineti minte, am spus ca vrem
- Sa avem un subtotal pe fiecare regiune
- In cadrul fiecarei regiuni sa avem un subtotal pe an
Asta inseamna ca vom sorta datele in functie de:
- Regiune
- Si apoi in functie de an
- Si hai sa fie si in functie de luna ca sa arate frumos datele
Fac asta accesand optiunea de sort si folosind setarile urmatoare. Daca te-am pierdut aici, arunca o privire si peste articolul in care descriu cum poti face sortare pe mai multe nivele in Excel.
Tabelul meu ar trebui sa arate asa:
Pasul 2: subtotal
De mentionat ca sunt doar 2 pasi, imi cer scuze daca va dezamagesc prin asta. Urmatorul pas e sa inseram subtotalul. Gasim butonul magic in tab-ul DATA, optiunea cea mai din dreapta. Daca folosesti Excel 2003, spor la cautat, stiu ca nu ai tab DATA.
Dupa ce am dat un click (de tinut cont: cursorul sa fie undeva in interiorul tabelului) vedem asta:
Noi ii spunem Excel-ului: fii atent, de fiecare data cand pe coloana de regiune apare o schimbare (adica nu mai e East, devine North) foloseste functia SUM si adauga un subtotal pe coloana de valoare.
Mai sunt acolo 3 optiuni, daca vrem sa inlocuim subtotal-urile existente, daca vrem sa adaugam un page break (ca sa iasa bine la imprimare) sau daca vrem sa fie sumarizarea sum datele efective.
Am apasat pe OK, rezultatul il vedeti mai jos:
Inca nu suntem gata
Mai e nevoie sa adaugam inca un subtotal pentru fiecare an in parte, pe langa cel pentru fiecare regiune. Mai apasam o data butonul magic si de data asta folosim urmatoarele setari:
Si suntem gata
Radu, care e faza cu plusurile si minusurile din partea stanga
Mersi pentru intrebare, pe langa faptul ca iti insereaza randul de subtotal si face sumele pentru tine, Excel e baiat bun si iti si grupeaza randurile, de asta apar plusuri si minusuri in stanga.
Cum pot sa elimin subtotal-urile adaugate?
Uita-te mai sus, cauta butonul de remove all, nu e nevoie sa stergi manual fiecare rand si sa elimini gruparea de randuri.
Download
Aici poti descarca fisierul folosit de mine.
Radu este fondatorul onLearn si autorul majoritatii articolelor de pe acest site. Cand nu scrie sau nu inregistreaza vreun tutorial e in sala de curs sau lucreaza pe proiecte de consultanta ca sa invete lucruri noi.
Ai o intrebare?
Daca ai ajuns pana aici cautand sectiunea de comentarii, sa stii ca aceasta nu exista :). Poti insa ca sa ne pui intrebari in partea de forum a site-ului, te asteptam acolo.
Buna Radu,
Am observat la unele fisiere ca faza cu plusurile si minusurile apare si pe orizontala. E ca si cum am face un subtotal pe colane? Poti sa atingi un pic si acest subiect? Multumesc frumos,Oana
Salut Oana, plusurile pe coloana apar atunci cand facem group pe coloane si nu pe linii. Pe scurt, selectam coloana, click pe group si bingo 🙂
Wow, ce simplu era! Multumesc frumos. Oana
Cu placere
dar daca vrei sa faci subtotaluri intre mai mule file dintr-un registru ?
Subtotalul se face la nivel de tabel, daca ai datele in mai multe sheet-uri ar trebui sa le pui la un loc, sau sa faci mai multe subtotaluri
Comentariile sunt închise.