Sari la conținut

Subtotal in Excel


Multe din articolele pe care le public aici au ca si scop sa iti menajeze butoanele de la mouse. Mai exact sa iti arate cum poti sa faci un lucru care iti ia de obicei mult timp si multe click-uri mult mai eficient, ca sa poti folosi mouse-ul multi ani de acum incolo :).

Subtotal in ExcelAcum vom vorbi despre subtotal, ca sa nu discutam teoretic vom lua un tabel cu rezultatele de vanzari ale unei companii care vinde in toate cele 4 zari – regiuni (Nord, Sud, Est, Vest).

Subtotal in Excel

Da, tabelul e in Engleza, totusi la cat de mult seamana cuvintele in Engleza cu cele in Romana, am zis ca nu merita sa traduc.

Ce vrem sa facem

Avem planuri mari, vrem sa facem urmatoarele:

  • Sa avem un total general al vanzarilor
  • Sa avem un subtotal pe fiecare regiune
  • In cadrul fiecarei regiuni sa avem un subtotal pe an

Metoda batraneasca

Putem face asta si manual, cu multa rabdare, randuri inserate de noi si formule de insumare scrise manual. Avand in vedere ca sunt 4 regiuni si 2 ani pentru fiecare regiune, sper ca sunteti de acord cu mine ca a face manual un subtotal de 8 ori nu e cea mai eficienta solutie.

Bun, atunci hai sa incercam cu un subtotal

Pasul 1: sortare

Ca sa putem folosi aceasta functie Excel, avem nevoie ca sa sortam datele. Daca mai tineti minte, am spus ca vrem

  • Sa avem un subtotal pe fiecare regiune
  • In cadrul fiecarei regiuni sa avem un subtotal pe an

Asta inseamna ca vom sorta datele in functie de:

  • Regiune
  • Si apoi in functie de an
  • Si hai sa fie si in functie de luna ca sa arate frumos datele

Fac asta accesand optiunea de sort si folosind setarile urmatoare. Daca te-am pierdut aici, arunca o privire si peste articolul in care descriu cum poti face sortare pe mai multe nivele in Excel.

Subtotal in Excel

Tabelul meu ar trebui sa arate asa:

Subtotal in Excel

Pasul 2: subtotal

De mentionat ca sunt doar 2 pasi, imi cer scuze daca va dezamagesc prin asta. Urmatorul pas e sa inseram subtotalul. Gasim butonul magic in tab-ul DATA, optiunea cea mai din dreapta. Daca folosesti Excel 2003, spor la cautat, stiu ca nu ai tab DATA.

Dupa ce am dat un click (de tinut cont: cursorul sa fie undeva in interiorul tabelului) vedem asta:

Subtotal in ExcelNoi ii spunem Excel-ului: fii atent, de fiecare data cand pe coloana de regiune apare o schimbare (adica nu mai e East, devine North) foloseste functia SUM si adauga un subtotal pe coloana de valoare. 

Mai sunt acolo 3 optiuni, daca vrem sa inlocuim subtotal-urile existente, daca vrem sa adaugam un page break (ca sa iasa bine la imprimare) sau daca vrem sa fie sumarizarea sum datele efective.

Am apasat pe OK, rezultatul il vedeti mai jos:

Subtotal in Excel

Inca nu suntem gata

Mai e nevoie sa adaugam inca un subtotal pentru fiecare an in parte, pe langa cel pentru fiecare regiune. Mai apasam o data butonul magic si de data asta folosim urmatoarele setari:

Subtotal in ExcelRezultatul il vedem mai jos

Subtotal in Excel

Si suntem gata

Radu, care e faza cu plusurile si minusurile din partea stanga

Mersi pentru intrebare, pe langa faptul ca iti insereaza randul de subtotal si face sumele pentru tine, Excel e baiat bun si iti si grupeaza randurile, de asta apar plusuri si minusuri in stanga.

Cum pot sa elimin subtotal-urile adaugate?

Uita-te mai sus, cauta butonul de remove all, nu e nevoie sa stergi manual fiecare rand si sa elimini gruparea de randuri.

Download

Aici poti descarca fisierul folosit de mine.


.

6 comentarii la „Subtotal in Excel”

  1. Buna Radu,
    Am observat la unele fisiere ca faza cu plusurile si minusurile apare si pe orizontala. E ca si cum am face un subtotal pe colane? Poti sa atingi un pic si acest subiect? Multumesc frumos,Oana

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *