Organizare email: cum sa pastrezi inbox-ul gol

In acest articol vreau sa vorbesc despre cum sa abordezi subiectul organizare email, in special despre cum sa ajungi la inbox 0 si sa il pastrezi gol pe mai departe.

Nu e un articol motivatinal, mi-am propus sa iti dau lucruri cat mai concrete pe care poti sa le aplici imediat. Eu chiar fac lucrurile despre care scriu, si functioneaza.

De ce inbox gol?

Cred ca e o intrebare valida, de ce sa imi bat capul ca sa tin inbox-ul gol?

Raspunsul meu pe scurt e urmatorul: ca sa fii mai rapid si ca sa nu iti scape lucruri.

Ca sa fiu mai concret, cred ca atunci cand ai 3472 de email-uri in inbox din care jumatate sunt necitite pierzi timp atunci cand vrei sa vezi care sunt email-urile la care trebuie sa dai un raspuns.

Pe langa asta, hai sa recunoastem, unele lucruri pur si simplu raman ingropate in gaura neagra pe care tu o numesti email.

Si daca prin asta inca nu te-am convins, da-mi voie sa iti dau un exemplu mai vizual. Fie ca stai la casa sau la bloc, undeva ai o cutie postala.

Atunci cand primesti o scrisoare factura noua, ce faci? o scoti o deschizi si apoi o pui la loc? Probabil ca nu, o duci in casa si la un moment dat poate o si platesti. Asta pentru ca vrei ca in casuta postala sa gasesti doar lucruri noi.

„Igiena” de baza

Daca vrei un inbox gol primul pas e sa reduci la maxim numarul de email-uri pe care le primesti. Mai concret asta inseamna sa te dezabonezi de la:

• Update-uri din social media: poti trai si fara sa te anunte Facebook despre fiecare like pe care l-ai primit
• Newsletter-e pe care nu le citesti (asa-i ca eu nu sunt in aceasta categorie, nu?) 🙂
• Orice alte email-uri automate pe care nu le citesti in veci

Vei gasi cam peste tot un buton de dezabonare, in partea de jos, foloseste-l cu incredere.

Daca ai facut asta deja, putem sa mergem mai departe.

Procesarea email-urilor

Atunci cand incep lupta cu email-urile, eu trec cu mintea prin urmatoarea schema:

Prima intrebare pe care mi-o pun e: trebuie sa fac ceva legat de asta? primim multe email-uri care au ca scop doar sa ne informeze, pe acestea trebuie doar sa le arhivam dupa ce le-am citit.

Sunt si email-uri care stiu sigur ca nu imi vor folosi pe viitor, pe acestea le pun direct in trash.

Daca email-ul pe care il am in fata necesita un raspuns din partea mea, imi pun urmatoarea intrebare: pot sa raspund pe loc (in mai putin de 2 minute)?.

Daca cineva imi cere un numar de telefon, ii raspund pe loc si apoi arhivez acel email.

Daca in schimb cineva imi cere sa ii fac o analiza a evolutiei telefoanelor de la paharele legate cu ata pana la ultimul model de smartphone, o sa vreau sa mut acel email in folderul „Action” ca sa ii raspund cand am timp de irosit.

Daca nu iti place cum suna „Action” poti incerca: Treci, Baiuri, Iar astia, etc.

Sper ca te-ai prins ca dupa ce tot mut email-uri in „Action” din cand in cand mai dau pe acolo ca sa le si rezolv.

10 minute

Asta inseamna ca ori de cate ori vrei sa iti procesezi ultimele email-uri primite, vei putea in maxim 10 minute sa iti eliberezi inbox-ul.

Cand vrei musai un raspuns

Ai observat si tu ca multi oameni nu prea raspund din prima la email-urile pe care le scrii. Cateodata e nevoie sa le dai telefoane de amenintare mai scrii si un email de genu:

Gigele, ai vazut ultimul meu email?

Majoritatea raspund la al doilea email.

De aceea eu atunci cand scriu un email la care astept neaparat un raspuns, il pun mai apoi intr-un folder separat (Follow Up).

Din cand in cand mai arunc un ochi pe acolo ca sa stiu pe cine trebuie sa mai stresez.

Folder pentru unele persoane

Trebuie sa ma laud cu ceva, la cel putin 3 persoane am un folder cu numele meu in clientul de email pe care il folosesc. Poate sunt chiar si mai multi, cine stie. 🙂

Explicatia e simpla, primesc saptamanal email-uri de la mine, fie de pe acest site, fie de pe excelninja.ro. E drept ca ajung in multe inbox-uri in fiecare luna.

Unde vreau sa ajung pana la urma: nu ai nevoie sa creezi foldere pentru persoane care iti scriu; nici chiar pentru mine 🙂

Ai optiune de search cam in toate aplicatiile de email. Poti foarte simplu sa faci o cautare dupa o adresa de email.

De ce sa iti mai creezi atunci foldere in plus? ma depaseste.

Notificari

Ce zici, merita sa iti bazaie telefonul sau sa iti apara un popup pe ecran de fiecare data cand primesti un email?

Daca ar fi ceva urgent probabil ca te-ar suna sau ti-ar scrie pe WhatsApp, zic si eu.

In ceea ce fac eu cel putin am vazut beneficii mari atunci cand mi-am oprit notificarile, pot in acest fel sa lucrez si eu mai mult de 3 minute fara sa fiu intrerupt. Am ajuns acum aproape de 10 minute. 🙂

Credit

Lucrurile pe care le-am scris mai sus le-am invatat si eu de la altii, nu am pus eu „coada la prune” (zicala din Bihor). Multe idei le-am luat din Inbox 0 – Action Based Email.

Alta intrebare Alte sugestii

Am ajuns la final cu acest articol despre organizare email. Cum nu pretind ca le stiu pe toate, sunt curios care ar fi recomandarile tale legat de acest subiect.

Te astept in zona de comentarii.