Organigrama in Excel

Am primit recent urmatoarea intrebare:

Ma ajuti, te rog, cand ai timp cu un articol (pe Excelninja.ro, bineinteles) despre cum sa alcatuiesti o Organigrama in Excel? 🙂 Ma descurc sa dau insert in Excel la Hierarchy din Smart Art, dar intampin dificultati la partea de formatare si editare a textului in rubrici sau in dreptul pozelor, in cazul in care vreau sa pun si poze.

Mersi de intrebare, hai sa vedem mai multe despre cum poti crea organigrame in Excel fara sa iti iasa peri albi.

De ce in Excel

Ceea ce o sa va arat eu foloseste facilitatea de Smart Art din pachetul Office. Aceasta facilitate o gasim si in Word si PowerPoint. Avantajul pe care il avem atunci cand folosim Excel este ca nu suntem limitati de spatiul unei pagini (Word) sau a unui slide (PowerPoint). E adevarat totusi ca lucrurile se complica putin atunci cand vrem sa printam, asta e, nu putem fi cu toate.

Smart Art

Daca tot va spuneam despre Smart Art, gasiti aceasta facilitate in tab-ul insert.

Avem acolo chiar mai multe tipuri de organigrame, cu / fara poza, cerculete / bastonase, etc.

Exemplul nostru

Presupunem ca suntem o firma care vinde pantofi si avem in jur de 30 de angajati. Vrem sa facem o organigrama care sa contina urmatoarele informatii:

• Nume
• Pozitie
• Poza

2 niveluri ierarhice

O organigrama cu 2 niveluri ierarhice nu cred ca pune probleme multor persoane. Excel o genereaza automat si noi trebuie doar sa completam spatiile libere.

Adaugare persoane noi

Putem adauga persoane noi in mai multe moduri. Varianta cea mai simpla din punctul meu de vedere e sa adaugam folosind text pane, adica chestia in care putem scrie pozitionata in partea stanga.

Putem privi organigrama ca si o lista simpla, vedem ca fiindca pe Ion l-am adaugat sub Maricica, el va aparea ca si subordonat. E adevarat ca imaginea de mai sus nu arata foarte bine, stai linistit ca ajung si acolo.

Modificari

Am inteles dar cum fac in cazul in care vreau sa promovez sau sa retrogradez pe cineva. Nici o problema, fac asta din meniul contextual. Pe langa mutari ierarhice, pot sa schimb si ordinea pe orizontala folosind butoanele de move up / down.

Layout

Folosind optiunea de layout putem alege cum sa fie reprezentare persoanele subordonate unui anumit individ. In imaginea de mai jos puteti vedea destul de bine la ce ma refer.

Recomandari

• Atunci cand creem organigrama, folosim text pane din partea stanga si nu ne punem sa copy paste fiecare bloc in parte si apoi sa mutam si linia
• Atunci cand editam organigrama folosim promote si demote pentru miscari ierarhice si move up / down pentru miscari pe orizontala
• Atunci cand vorbim de layout, in functie de numarul de persoane subordonate unui individ, sunt mai potivite anumite layout-uri, nu exista o solutie universala
• Cand vine vorba de formatare si editare a textului, eu prefer ori sa las setarile implicite, ori sa aplic formatarea la toata organigrama

Download

Aici gasesti exemplul pe care am lucrat si eu: organigrama in Excel

Intrebari

Pentru orice fel de intrebari, te astept in sectiunea de comentarii.