Acest articol este unul cu dedicatie pentru toti managerii de training din scumpa noastra patrie. Am ales aceasta tema pentru ca baza de date cu persoanele trimise la instruire constituie o bataie de cap pentru multi manageri de training. Am zis ca incerc sa le dau o mana de ajutor, nu de alta dar ei sunt cei care imi cer cursuri de Excel. 🙂
Un fisier – ce vrem de la el
Aceasta baza de date pentru training va fi de fapt un fisier Excel pe care vrem sa il construim si care ar trebui sa ne ajute sa stim:
- care sunt toate grupele de curs pe care organizam
- care sunt persoanele care au participat la fiecare grupa
- pentru o persoana care sunt toate cursurile la care a participat
Pe langa acestea de mai sus ar fi dragut daca nu mi-ar manca putina energie pe care o mai am in perioadele de varf.
Pare simplu, nu? pai, e simplu daca ai 20 de angajati pentru care organizezi 4-5 cursuri pe an. Nu mai e la fel de simplu daca ai peste 500 de angajati pentru care organizezi un numar mai mare de cursuri. Poate pentru unii dintre ei faci si instruiri lunare pe anumite teme.
Un singur tabel
Inca nu am intalnit o persoana care sa imi spuna ca atunci cand vrea sa se relaxeze merge intr-un colt mai linistit si introduce date in Excel, parca mai degraba am merge la un film.
Asa ca vom introduce toate informatiile intr-un singur tabel, pe baza caruia sa generam mai multe rapoarte. In imaginea de mai jos poti vedea cum l-am gandit.
Acum, unii s-ar putea sa zica:
Radu, si bunica mea stia sa faca un tabel ca si acesta, unde e partea complexa?
Nu contest abilitatile bunicilor, daca esti bunica si citesti despre Excel, tot respectul de la mine.
Daca mai tii minte, ce am scris mai sus, vrem un fisier care sa ne ajute sa stim:
- care sunt toate grupele de curs pe care organizam
- care sunt persoanele care au participat la fiecare grupa
- pentru o persoana care sunt toate cursurile la care a participat
Si acest tabel simplu ne va ajuta la asta, evident ca in unele companii va fi nevoie de coloane noi.
Muuulte randuri
Daca esti mai perspicace decat majoritatea probabil ca ti-ai dat seama deja ca in acest tabel vom trece o persoana pe un rand separat pentru fiecare curs pe care l-a urmat.
Da te-ai prins, asta inseamna muuulte randuri, mii, zeci de mii, fara numar fara numar 🙂
Si care e problema? ca doar nu le cari in spate.
Angajati si grupe de curs
Un prim lucru pe care probabil o sa il vrem o sa fie o privire de ansamblu a angajatilor si a grupelor de curs la care au participat. Ceva similar cu imaginea de mai jos:
Da, ai intuit corect, tabelul de mai sus e un tabel pivot (Pivot Table) care isi ia datele din tabelul initial creat de noi. Scopul acestui raport e sa ne dea o privire de ansamblu cu angajatii nostri si temele de curs.
Planificare cursuri
Ne-ar interesa sa vedem si datele cand sunt planificate cursurile noastre, poate si numarul de participanti, al doilea raport, tot pivot table, asta face.
Istoric angajat
Poate as vrea sa stiu la ce programe de instruire a fost un anume angajat, putem vedea asta foarte usor, din al 3-lea pivot.
Alte rapoarte
Evident ceea ce am aratat eu aici sunt cu titlu demonstrativ. In functie de coloanele din tabelul initial unde trecem informatiile despre participantii la curs, putem crea orice fel de rapoarte.
Download
Descarca gratuit acest fisier (impreuna cu multe altele) accesand pachetul Fisiere onLearn. Le-am grupat pe toate intr-un singur loc sa fie mai usor de accesat. Vezi butonul de mai jos.
Am nevoie de parerea ta
Ai mai lucrat cu baze de date de training? da-mi un feedback in sectiunea de comentarii.
Radu este fondatorul onLearn si autorul majoritatii articolelor de pe acest site. Cand nu scrie sau nu inregistreaza vreun tutorial e in sala de curs sau lucreaza pe proiecte de consultanta ca sa invete lucruri noi.
Ai o intrebare?
Daca ai ajuns pana aici cautand sectiunea de comentarii, sa stii ca aceasta nu exista :). Poti insa ca sa ne pui intrebari in partea de forum a site-ului, te asteptam acolo.